Instytucja doręczeń przesyłek sądowych i prokuratorskich funkcjonuje w polskim prawie od samego początku, w przeciągu ostatnich 25 lat uległa zmianom 10 razy[1]. Najbardziej znacząca zmiana nastąpiła i jest rozwijana w polskim prawie od tego roku. Od kwietnia 2016 r. w systemie doręczeń w postępowaniu cywilnym nastąpiły istotne zmiany poprzez wprowadzenie aplikacji CaSuS, czyli tzw. „Elektroniczne Biuro Podawcze”[2]. Wybór doręczenia elektronicznego będzie stanowił prawo, a nie obowiązek. Wyboru takiego będzie można dokonać poprzez wniesienie pisma za pośrednictwem systemu teleinformatycznego dla konkretnej sprawy[3]. Doręczenie elektroniczne nastąpi z chwilą zalogowania się do systemu teleinformatycznego. Zastosowanie ma tu również termin 14 dni, po upływie którego pismo uznaje się za dostarczone – nawet jeżeli strona nie zaloguje się do systemu[4]. Akta elektroniczne znajdujące się w systemie będą stanowiły pełnoprawne dokumenty, a ich autentyczność zapewniać będzie wydruk weryfikacyjny, czyli dokument zawierający dodatkowo numer weryfikacyjny.
Aplikacja obsługująca system ma być gotowa od dnia 8 września 2019 r. Tak późny termin realizacji projektu, według koordynatora systemu Szymona Wiśniewskiego[5] z Ministerstwa Sprawiedliwości, spowodowany jest koniecznością ujednolicenia systemów teleinformatycznych we wszystkich sądach oraz czasem potrzebnym na wdrożenie jednolitego systemu[6]. Minister podkreślił, że powstały trzy odmienne koncepcje. Pierwsza z nich zakłada inicjatywę sądu, kolejna stworzenie jednego systemu centralnego od podstaw, z kolei ostatnia przewiduje wybór jednego spośród istniejących już systemów[7].
Wiadomo jednak, że system powstanie na podstawie dobrze ocenianego elektronicznego postępowania upominawczego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Lublinie[8]. Doręczenie elektroniczne jest obecnie stosowane z sukcesem w wybranych postępowaniach: EPU (Elektroniczne Postępowanie Upominawcze), S-24 (system umożliwiający m.in. zawiązanie i rejestrację spółki z o.o.), epw (Elektroniczne postępowanie wieczystoksięgowe), Krajowy Rejestr Sądowy i Rejestr Zastawów[9].
Również zagranicznej praktyce sądowej znana jest instytucja doręczeń z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych, w tym mediów społecznościowych. W jednej ze spraw w Wielkiej Brytanii w 2012 r., Sąd Najwyższy Wielkiej Brytanii uznał doręczenie pozwu poprzez zamieszczenie go na profilu Facebook pozwanego za skuteczne. W sprawie tej powód wykazał, że pozwany ma konto na tym portalu i na bieżąco z niego korzysta (sprawa AKO Capital LLP i AKO Master Fund przeciwko Fabio de Biase)[10]. Praktyka ta była wcześniej stosowana w county court w Australii i Nowej Zelandii. Sądy tych państw dopuściły w 2009 r. na doręczenie nakazu za pośrednictwem Twittera[11]. Ponadto w Portugalii funkcjonuje możliwość przeprowadzenia postępowania w sprawach z zakresu prawa cywilnego (zainicjowanie postępowania, wymiana pism sądowych, dostarczenie wyroku przez sąd, złożenie apelacji od wyroku) za pośrednictwem Internetu[12].
W środowisku prawniczym pojawiały się głosy sprzeciwu wobec nowego systemu doręczeń za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Prawnicy wskazują na problemy z niesprawną infrastrukturą, która powoduje, że część informacji nie pokazuje się w systemie[13]. Kwestia ta dyskutowana była również podczas Konferencji „Elektroniczne Biuro Podawcze” zorganizowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości w Warszawie dnia 10.09.2015r. Dr Anna Zielińska oraz dr Sylwia Kotecka oceniły system jako ułomny wskazując, że nie są w nim umieszczane dokumenty, a jedynie informacje, że dany dokument wpłynął do sądu[14]. Jest również grupa zwolenników e-doręczeń. Prof. Jacek Widło z Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego stwierdził, że sędziowie muszą się przyzwyczaić do akt na monitorze: „dziś akta są formowane modłę dziewiętnastowieczną, tu mamy odmienną koncepcję”[15]. Według niektórych system ten stanowi odpowiedź na postulowane przez środowiska prawnicze zwiększenie wykorzystania środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu sądowym[16].
Powyższe stwierdzenia prowadzą do refleksji, iż ważne jest, by system elektronicznych doręczeń wykonany był poprawnie (w tym spełniał oczekiwania użytkowników i realizował podstawowy cel usprawnienia komunikacji pomiędzy sądami a osobami, które z sądów korzystają), aby zmniejszyć ilość osób sprzeciwiających się tej idei. Elektroniczne Biuro Podawcze jest dobrą zmianą w kierunku informatyzacji, która spełnia jednocześnie założenia Programu Zintegrowanej Informatyzacji Państwa do 2020 r.[17]. Warto tworzyć nowe obszary, w których obywatele mogą komunikować się z instytucjami publicznymi przez Internet – na dłuższą metę będzie to komunikacja sprawniejsza i tańsza. System teleinformatyczny wymaga jednak jeszcze wielu prac, by sądy zupełnie odeszły od „modły dziewiętnastowiecznej” i przeszły przez rewolucję cyfrową.
[1] Arty.139 Ustawy Kodeks postępowania cywilnego z dnia 17.11.1064r., Dz.U. 1964 nr 43 poz. 296.
[2] Niemczek Monika, Zmiany w systemie doręczeń w postępowaniu cywilnym – 2016 r., dostępne na stronie: https://www.infor.pl/prawo/w-sadzie/postepowanie-sadowe/739230,Zmiany-w-systemie-doreczen-w-postepowaniu-cywilnym-2016-r.html;
[3] Rabiega Hubert, Elektroniczne biuro podawcze od 2016. Jakie zmiany w sądach?, dostępne na stronie: https://prawo.gazetaprawna.pl/artykuly/906713,elektroniczne-biuro-podawcze-2016.html; Zgodnie z art. 781 oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (brzmienie ustawy z dnia 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw , Dz.U. 2015 poz. 1311);
[4] Niemczek Monika, Zmiany w systemie doręczeń w postępowaniu cywilnym – 2016 r., dostępne na stronie: https://www.infor.pl/prawo/w-sadzie/postepowanie-sadowe/739230,Zmiany-w-systemie-doreczen-w-postepowaniu-cywilnym-2016-r.html; zgodnie z rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 października 2015 r. w sprawie trybu i sposobu dokonywania doręczeń elektronicznych, które obowiązuje od 1 kwietnia 2016 r., Dz.U. 2015 poz. 1776;
[5] Zastępca Dyrektora Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich MS
[6] Konferencja, 10.9.2015 : Szymon Wisniewski, Zastępca Dyrektora Departamentu Strategii i Funduszy Europejskich Ministerstwa Sprawiedliwości, CaSuS jako rozwiazanie strategiczne dla sądownictwa. Rola EBP;
[7] Wąsowska Karolina, Notatka z Konferencji „Elektroniczne Biuro Podawcze” zorganizowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości w dniu 10.09.2015r., Forum Obywatelskiego Rozwoju
[8] Elektroniczne biuro podawcze za kilka lat możliwe w każdej sprawie cywilnej, dostępne na stronie: https://www.kancelaria.lex.pl/czytaj/-/artykul/elektroniczne-biuro-podawcze-za-kilka-lat-mozliwe-w-kazdej-sprawie-cywilnej
[9] Wystapienie Prof. Jacek Gołaczyński Pełnomocnik Ministra Sprawiedliwości ds. informatyzacji sądownictwa na Konferencji EBP w Warszawie dnia 10.09.2015r.; Templina Andrzej, Zalesińska Anna, Prawnicy o zmianach w sądownictwie: Temida wolna od reliktów, dostępnie dnia 7.07.2016r. na stronie: https://www.rp.pl/Sedziowie-i-sady/306119975-Prawnicy-o-zmianach-w-sadownictwie-Temida-wolna-od-reliktow.html;
[10] Rushton Katherine, Legal claims can be served via Facebook, High Court judge rulet, dostępne na stronie:https://www.telegraph.co.uk/finance/newsbysector/mediatechnologyandtelecoms/9095489/Legal-claims-can-be-served-via-Facebook-High-Court-judge-rules.html
[11] Solicitors Journal 2012, Service by social media will only be allowed in limited circumstances,d ostępne na stronie: https://www.solicitorsjournal.com/crime/procedure/service-social-media-will-only-be-allowed-limited-circumstances;
[12] European Justice: Portugal, dostępne na stronie: https://e-justice.europa.eu/content_automatic_processing-280-pt-maximizeMS_EJN-en.do?member=1
[13] E-doręczenia! Czy adwokaci masowo polikwidują konta na portalach informacyjnych sądów?, Dyskusja opublikowana dnia 9.01.2016 na stronie:https://palestrapolska.wordpress.com/2016/01/09/e-doreczenia-czy-adwokaci-masowo-polikwiduja-konta-na-portalach-informacyjnych-sadow/ ;
[14] Wąsowska Karolina, Notatka z Konferencji „Elektroniczne Biuro Podawcze” zorganizowanej przez Ministerstwo Sprawiedliwości w dniu 10.09.2015r., Forum Obywatelskiego Rozwoju
[15] Elektroniczne biuro podawcze za kilka lat możliwe w każdej sprawie cywilnej, dostępne na stronie: https://www.kancelaria.lex.pl/czytaj/-/artykul/elektroniczne-biuro-podawcze-za-kilka-lat-mozliwe-w-kazdej-sprawie-cywilnej;
[16]Templina Andrzej, Zalesińska Anna, Prawnicy o zmianach w sądownictwie: Temida wolna od reliktów, dostępnie na stronie: https://www.rp.pl/Sedziowie-i-sady/306119975-Prawnicy-o-zmianach-w-sadownictwie-Temida-wolna-od-reliktow.html ;
[17] Dostępny na stronie Ministerstwa Administracji i Cyfryzacji: https://mac.gov.pl/projekty/program-zintegrowanej-informatyzacji-panstwa-do-2020-r