Ograniczenie biurokracji – czy rządzącym uda się zrealizować powtarzany od lat postulat?

Źródło: fot. Christian Schnettelker
www.manoftaste.de

Ponad 100 mln zł – to szacowany koszt, jaki każdego roku ponoszą polscy pracodawcy z powodu ustawowego obowiązku przechowywania akt pracowniczych w formie papierowej przez okres 50 lat od ustania stosunku pracy na potrzeby ustalania wysokości świadczeń wypłacanych przez ZUS i wykorzystania w sporach z zakresu prawa pracy. W innych krajach okres przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę jest znacznie krótszy i np. w Wielkiej Brytanii wynosi 6 lat (zob. wykres na końcu tekstu). Skrócenie tego okresu i umożliwienie elektronizacji akt było postulowane w Polsce już od wielu lat przez organizacje zrzeszające przedsiębiorców (o czym szerzej dalej), a teraz być może wreszcie uda się zrealizować te postulaty.

50-letni okres przechowywania akt to jeden z głównych problemów, z jakimi muszą mierzyć się polskie firmy, wymienionych w tzw. planie Morawieckiego[1]. Rozwiązaniem tych zbędnych utrudnień ma być ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, której projekt założeń projektu przedstawiło na początku lipca br. Ministerstwo Rozwoju. Proponowane zmiany zakładają, że obowiązkowy okres przechowywania dokumentacji płacowo-kadrowej zostanie skrócony z 50 do 10 lat, a przedsiębiorcy będą mieć możliwość przechowywania jej w formie elektronicznej.

Chociaż niektóre media straszą katastrofalnymi skutkami odejścia od 50-letniego przechowywania dokumentów pracowniczych[2], to według założeń na wprowadzanych zmianach mają nie ucierpieć pracownicy. Informacje konieczne do uzyskania świadczenia z ZUS i ustalenia jego odpowiedniej wysokości będą zawarte w rozszerzonym świadectwie pracy i zaświadczeniu o wysokości osiąganych zarobków, a dokumenty te będą wydawane pracownikowi po zakończeniu stosunku pracy. Dane zawarte w świadectwie pracy i zaświadczeniu o zarobkach będą przekazywane przez pracodawcę także bezpośrednio do ZUS.

Argumenty zawarte w założeniach projektu potwierdza J. Mordasewicz, ekspert Konfederacji Lewiatan: „To już nie są lata dziewięćdziesiąte. ZUS posiada pełną dokumentację okresów ubezpieczenia. Utrzymywanie 50 lat oznacza w praktyce, że pracownika i pracodawcy już dawno nie będzie na tym świecie, ale dokumenty nadal będą przechowywane. Czas skończyć z taką absurdalną biurokracją”[3].

Drugim ważnym ułatwieniem dla firm ma być fakultatywna możliwość przechowywania akt pracowniczych przy wykorzystaniu dowolnego systemu do tworzenia elektronicznych akt. Struktura systemu będzie umożliwiała wytworzenie akt na podstawie danych z programów, które są powszechnie używane przez przedsiębiorstwa. Projekt umożliwia prowadzenie akt w sposób mieszany – część w postaci papierowej, a część w postaci elektronicznej.

Proponowane rozwiązania będą korzystne dla przedsiębiorców, gdyż skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej zmniejszy koszty związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej w wyniku zmniejszenia powierzchni magazynowych i ilości wyposażenia technicznego wykorzystywanych do tego celu. Możliwość elektronizacji akt sprawi, że przedsiębiorstwa będą mogły szybciej i taniej spełniać obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika.

Gromadzenie i przechowywanie dodatkowych akt będzie szacunkowo kosztować ZUS 46 mln zł w momencie wprowadzenia zmian i 2 mln zł w każdym następnym roku. Jednak wdrożenie nowego systemu może przynieść oszczędności nie tylko dla prywatnych przedsiębiorstw, ale także dla całego sektora finansów publicznych, gdyż instytucje państwowe jako pracodawcy także zaoszczędzą na przechowywaniu akt pracowniczych.

Zmiany zasad przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej nie są nowym pomysłem. Już w 2008 r. Konfederacja Lewiatan w „Czarnej liście barier dla rozwoju przedsiębiorczości” rekomendowała, że należy „skrócić okres przechowywania dokumentów i umożliwić ich przechowywanie w formie elektronicznej”[4]. Zwróciła się w tej sprawie do Komisji Przyjazne Państwo, a jej przewodniczący J. Palikot zapewnił, że Komisja zajmie się sprawą, jednak nie przyniosło to oczekiwanych przez przedsiębiorców rezultatów. W tamtym czasie przeciwny tym propozycjom był ZUS, a negatywnie odnosiły się to nich duże spółki Skarbu Państwa[5]. W pierwszej połowie 2015 r., za rządów koalicji PO-PSL, Ministerstwo Gospodarki przygotowało projekt ograniczenia zakresu i czasu przechowywania akt pracowniczych, jednak nie udało się zakończyć procedury legislacyjnej przed końcem kadencji.

Proponowane obecnie przez Ministerstwo Rozwoju regulacje mają obowiązywać od 1 stycznia 2018 r. Mogą być one ułatwieniem dla przedsiębiorców i pośrednio wpłynąć na wzrost zatrudnienia i zwiększenie skali działalności firm, co będzie korzystne dla gospodarki, bo jak pokazuje raport FOR „Następne 25 lat. Jakie reformy musimy przeprowadzić, by dogonić Zachód?”[6], zmiana struktury wielkości polskich przedsiębiorstw jest potencjalnym źródłem wzrostu produktywności i stopy inwestycji.

Należy jednak mieć na uwadze, że takie zmiany, jak te proponowane przez min. Morawieckiego są tylko punktowym poprawianiem pewnych obszarów, a polska gospodarka potrzebuje systemowego ulepszenia otoczenia biznesu w postaci m.in. prostszego systemu podatkowego czy wyższej jakości i stabilności stanowionego prawa.

Wydaje się, że tym razem przedsiębiorcy mogą mieć większe nadzieje na zrealizowanie ich postulatów w zakresie przechowywania akt pracowniczych, zwłaszcza, że zmianom przychylny jest ZUS, jednak dopiero przyszłość zweryfikuje czy obietnice wicepremiera Morawieckiego zostaną spełnione. Gdyby te propozycje deregulacyjne weszły w życie, to byłyby jednymi z niewielu pozytywnych punktów wśród zalewu etatyzmu dominującego w polityce gospodarczej obecnego rządu.

Okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji pracowniczej w wybranych krajach OECD (lata)

Źródło: www.mr.gov.pl/media/21037/Elektronizacja_akt_pracowniczych.pdf

Dalszy przebieg prac nad projektem można śledzić tu: Rządowe Centrum Legislacji.

Źródła:

– Projekt założeń projektu ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją

– Ocena Skutków Regulacji